最初に確認すること
- 施設を利用できる時間は 9:00から21:00まで です。
- 土日、大学行事などで予約不可に設定された日は申請できません。
- 予約は申請後すぐに確定するのではなく、承認後に確定します。
- 申請中または承認済みの予約と重なる場合は、申請できません。
- 申請後の変更やキャンセルが必要な場合は、担当部署へ連絡してください。
予約申請の流れ
- 予約画面を開き、必要に応じて右上の日本語 / English で表示言語を選びます。
- 自然言語入力欄に予約したい内容を入力します。例文ボタンを使うと、選択中の表示言語に合わせた入力例を入れられます。
- 「入力内容を読み取る」を押して、フォームに反映された内容を確認します。
- Teams内では申請者名が自動入力されます。Webで開いた場合は、候補から自分のアカウントを選択します。
- 団体名、参加人数、教室、日付、時間、使用目的、備考を確認します。間違いがあれば修正します。
- 予約内容の確認欄で、重複、時間外、予約不可日がないか確認します。
- 問題がなければ「申請する」を押します。
自然言語入力の例
次のように、日付、時間、団体名、参加人数、教室、使用目的が分かる文章で入力してください。Teams内では申請者名を文章に入れなくても構いません。
- 6月10日13時から15時まで、施設委員会でバルナバを定例会のために使いたいです。参加人数は20名です。
- 6月10日と6月12日の13時から15時まで、施設委員会で中5教室を説明会のために使いたいです。参加人数は15名です。備考として資料配布があります。
- 6月の毎週水曜日13時から15時まで、施設委員会で院講義室Aを学習会のために使いたいです。参加人数は10名です。
予約内容の見方
- 予約可能その予約は申請できます。
- 重複同じ時間に申請中または承認済みの予約があります。時間や教室を変更してください。
- 時間外9:00から21:00の範囲外です。利用時間を変更してください。
カレンダーについて
施設予約状況カレンダーには、登録済みの予約、入力中の予約、予約不可日が表示されます。
同じ日に4件以上の予約がある場合は、最初の3件だけが表示されます。「ほか○件を表示」を押すと、残りの予約も確認できます。
カレンダー内の予約をクリックすると、申請者、申請団体名、教室名、使用目的、備考を確認できます。
申請中の予約は重複チェックの対象になります。承認後はOutlookの「教室予約状況」カレンダーにも表示されます。
入力するときの注意
- 参加人数が分かる場合は、参加人数欄に入力してください。
- 備考には、連絡事項、準備物など、予約に必要な内容だけを書いてください。
- 個人情報や不要な内容は入力しないでください。
- 使用目的が分からない文章の場合は、使用目的欄が未入力になります。赤く表示された項目を入力してください。